5 Métodos para aumentar a sua produtividade

Saiba como utilizar 5 técnicas simples para aproveitar melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade.

Uma coisa que necessita constantemente de aprimoramento é o andamento dos processos e atividades nas empresas.

Atrasos e falhas podem se tornar uma rotina no ambiente de trabalho sem os métodos para organizar as tarefas e facilitar o desenvolvimento delas.

E isso vai mais além do que apenas a esfera do trabalho, em nossas vidas pessoais frequentemente nos deparamos com atividades de extrema complexidade e o pior, necessitam ser realizadas “pra ontem”.  

Com os olhos voltados para esse público, foram desenvolvidos vários métodos de simples manuseio e que podem aumentar a performance de pessoas dos mais diversos segmentos.

Com nossa vida toda atribulada, atualmente, é fácil se sentir sobrecarregado com as inúmeras tarefas, os prazos e o excesso de informação, isso pode nos deixar sem perspectiva.

Se você é uma dessas pessoas que no final do dia se sente esgotado por ter trabalhado o dia todo e em contrapartida se sente frustrado por não ter conseguido solucionar suas tarefas.

Temos certeza de que a aplicação de algum ou de todos esses 05 métodos que iremos apresentar, fará total diferença para você, tanto na sua vida profissional, quanto no pessoal.

Mas sem mais delongas vamos aos 05 métodos para aumentar a sua produtividade.

MÉTODO POMODORO

Método desenvolvido por Francesco Cirillo na década de 80.

É uma técnica simples, porém bastante eficiente, se feita corretamente.

Ela permite aumentar o seu rendimento permitindo distrações cotidianas controladas, tornando-as assim menos frequentes nos momentos de concentração.

Basicamente consiste no controle do tempo, dividindo em períodos de hiperfoco e distrações controladas.

Consiste em determinar períodos de 25 minutos para focar especificamente na tarefa escolhida e ao término desses 25 minutos, determinar 05 minutos para as distrações cotidianas.

No período de hiperfoco, você precisa se dedicar a conclusão da tarefa escolhida sem usar o celular, assistir televisão ou fazer qualquer outra coisa que possa te desviar de seu objetivo final que é a conclusão da tarefa.

Sabendo que você tem um período de descanso após o termino do período de hiperfoco para fazer o que quiser, fica mais fácil se controlar para dar o seu máximo no período de concentração.

O Ciclo de trabalho que chamamos de Ciclo Pomodoro, é formado por quatro períodos de concentração de 25 minutos com 03 períodos de 05 minutos de descanso mais 01 de 15 minutos de descanso ao final do 4º período de concentração, portanto teríamos um esquema como a figura abaixo:

Existem vários aplicativos para facilitar essa contagem, com várias configurações para personalizar do seu jeito, podemos citar o “Pomodoro Timer”, “Tomato Planner” e “Focus To-Do”.

DON’T BREAK THE CHAIN

Método criado por Jerry Seinfeld, comediante, que em cada início de ano, pendurava um calendário que permitia ele visualizar todos os meses do ano.

Cada dia que ele cumpria a tarefa determinada ele fazia uma marcação e isso o deixava mais animado com o seu próprio desempenho, o que o motivava a não deixar nenhum elo da corrente ser quebrado.

Nome em inglês para “Não quebre a corrente”.

Tenho certeza de que você já fez esse método de forma parecida, mas não tinha o conhecimento de como utiliza-lo para potencializar sua produtividade.

Este método baseia-se na anotação em um calendário anual seus objetivos, metas e atividades diárias e assinalar com um “X” cada dia que você conseguiu cumprir o planejado.

Com o passar dos dias aqueles “X” que você marcou na folhinha formarão uma corrente e ela servirá como incentivo para que você “Não Quebre a Corrente”.

Esse método permite que você tenha o controle da métrica de sua produtividade, além de verificar se as metas e objetivos foram cumpridos, servindo de alerta para um ajuste na produtividade.

Também existem aplicativos que nos ajudam a monitorar essa evolução, “Don’t Break the chain”, somente para Iphone, “everyday” disponível para Iphone e Android.

GETTING THINGS DONE

Este outro método foi desenvolvido por David Allen, expert em produtividade.

Allen explica em seu livro “A arte de fazer acontecer” com bastante profundidade o desenvolvimento dessa técnica.

Constitui basicamente em esvaziar a sua cabeça registrando todas as tarefas a fazer em algum lugar.

Com as tarefas registradas você pode verificar cada uma delas separadamente e dar hiperfoco para cada uma delas.

Mas ai você pode estar perguntando, se fizer isso como vou dar hiperfoco nas tarefas, vou apenas pegar uma tarefa da lista e fazer até conclui-la?

Bom é um método simples, mas também tem as suas regras:

Você vai seguir 05 passos para obter o máximo da técnica.

1º Passo: Capturar.

Não confie cegamente em sua mente, quantas vezes você já esqueceu uma idéia genial?

Anote tudo que for importante, seja uma tarefa um insight ou mesmo um recado.

Aqui o negócio é liberar seu cérebro para pensar na solução e não sobrecarrega-lo com as coisa que tem que se lembrar.

2º Passo: Esclarecer.

Depois de anotar tudo o que você tem para fazer, as coisas que tem que lembrar e seus insights, é a hora de classifica-las e se forem tarefas grandes, quebra-las em menores e mais específicas.

O pulo do gato desse passo é agir imediatamente sobre as tarefas que necessitam menos de dois minutos para serem concluídas, você verá que a lista diminuirá bastante.

3º Passo: Organizar.

Nesse passo é a hora de organizar as atividades de acordo com critérios pessoais e prioridades.

Sabendo assim quais tarefas são prioritárias para serem executadas com maior brevidade.

Essa hierarquização servirá para definir quais as ações a ser tomadas e em que ordem.

Uma sugestão para essa etapa, dê uma olhada na Matriz de Eisenhower, ela irá te ajudar com essa classificação.

4º Passo: Executar.

Coloque o seu planejamento em ação, revise, alinhe e execute.

Tenha a máxima em mente – “Plan, do, revew. Again!” (planeje, faça e revise. Denovo!)

5º Passo: Refletir.

As tarefas necessitam de revisões periódicas, para que você possa avaliar o desenrolar e refletir a necessidade de algum ajuste.

Não se esqueça, as revisões periódicas vão deixar o seu sistema com o seu jeito e necessidade.

Como os outros métodos, este também tem nossos amigos aplicativos para facilitar a nossa vida.

nTask, Hubspot, entre outros.

KABAN

A implementação desse método se deu na empresa japonesa Toyota na década de 70 e faz parte do conceito Just in time, que visava a redução de atrasos e uma maior organização da produção.

Se trata de um método de gestão visual das tarefas.

O controle visual nas etapas de produção foi implementado para acompanhar e controlar o processo produtivo.

Consiste na criação de três colunas simples:

To do (façam);

Doing (fazendo) e

Done (feito).

E assim distribuir com port-its as tarefas de acordo com o seu desenvolvimento.

Com isso, você tem no visual o andamento de cada projeto, bem como a sua entrega e também pode verificar os que ainda não saíram do papel.

No mural você vai alterando manualmente as tarefas entre as colunas de acordo com o seu progresso.

E também como os outros métodos, você pode contar com aplicativos para uma maior organização e automação das suas tarefas.

Entre eles o “Trello”.

PRINCÍPIO DE PARETO

A Lei de Pareto, foi criada pelo Economista Vilfredo Pareto, aplicada desde 1906 porém apenas reconhecido em 1940.

Pareto chegou a conclusão em seus estudos de que 80% das consequências tem suas causas em apenas 20% dos fatos.

Traduzindo isso para resultados teremos que 80% dos resultados são conseguidos com apenas 20% do nosso esforço.

Isso quer dizer que gastamos grande parte do nosso tempo com atividades que não nos trazem resultados.

Portanto, o Princípio de Pareto nos auxilia na potencialização de nossa produtividade na proporção exata em que passamos a analisar cada uma de nossas atividades e focar exatamente naquilo que nos traz resultados reais.

Para isso basta fazer uma criteriosa análise de todos os nossos hábitos e atividades rotineiras e aos poucos selecionando e eliminando as que não nos trazem benefícios para seu objetivo.

Focando todo o tempo nas tarefas que realmente importam, ganhando assim tempo e foco.

CONCLUSÃO

Aplicando algum desses métodos isoladamente ou compondo vários deles juntamente, a sua produtividade dará um salto inimaginável.

Uma vez ouvi uma expressão que dizia: “Trabalhe como amador e ganhe como amador. Trabalhe como profissional e ganhe como profissional”.

Essa expressão é uma verdade, pois quanto mais nos aperfeiçoamos e trabalhamos como profissionais maior será nossos resultados e consecutivamente maior será nosso ganho.