Seja eficaz, não eficiente

Como ser realmente produtivo e fazer as coisas

Você já concluiu uma lista de tarefas, mas percebeu que no final do dia não teve muito progresso?

A razão pela qual isso aconteceu é porque, provavelmente, você foi eficiente, mas não eficaz.

“Estar ocupado nem sempre significa trabalho real. O objetivo de todo trabalho é produção ou realização e, para qualquer um desses fins, deve haver premeditação, sistema, planejamento, inteligência e propósito honesto, bem como transpiração”. – Thomas A. Edison

Eficiência e eficácia parecem semelhantes, mas, na verdade, têm significados muito diferentes.

Eficiência é a capacidade de executar tarefas rapidamente, independentemente de serem importantes ou não, enquanto eficácia é a capacidade de escolher e realizar as tarefas mais relevantes para o seu objetivo.

A eficiência permite que você faça uma tarefa rapidamente, mesmo que essa tarefa seja irrelevante para seus objetivos, enquanto a eficácia ajuda você a atingir suas metas, garantindo que seu tempo seja investido apenas nas tarefas mais importantes.

Para usar a analogia de um carro, a velocidade do carro é como eficiência.

Não importa quão rápido o carro esteja viajando se você estiver viajando na direção errada.

A direção do carro é análoga à eficácia.

Viajar na direção certa e ser eficaz garante que o desperdício seja o menor tempo possível.

A eficácia é quase sempre melhor que a eficiência.

A arte da eficácia é evitar o trabalho inútil que não deveria ser feito em primeiro lugar.

Quando você evita um trabalho inútil, você gasta zero tempo com ele e sua perda é mínima já que esse trabalho não é importante.

Além disso, aumentar a eficiência para reduzir o tempo gasto com uma tarefa inútil não muda o grau de importância dela.

É por isso que é melhor ser eficaz a ser eficiente.

Como ser mais eficaz

Tenha uma lista do que não fazer

Ao planejar seu dia, a maneira mais direta de se certificar de que você está trabalhando em tarefas úteis e evitando tarefas inúteis (mas que parecem úteis), é perguntar a si mesmo qual trabalho é realmente essencial e que causará impacto nos seus objetivos.

Você pode anotar as tarefas que não são produtivas como, por exemplo, a verificação excessiva da sua caixa de e-mails.

No livro “Trabalhe quatro horas por semana”, Timothy Ferriss recomenda criar uma lista de “Tarefas a Se Realizar” e uma lista de “Tarefas Para Não Se Realizar”.

Uma lista de coisas para não serem feitas é útil porque torna você mais consciente das tarefas inúteis.

Com essa lista, você pode identificar o que parece ser algo importante mas, na verdade, não é.

Mantenha a sua lista de “Tarefas a Se Realizar” o mais curta possível e ordene da tarefa mais importante para a menos importante para que você faça as tarefas mais relevantes primeiro.

Evite o perfeccionismo e apenas faça

É fácil realizar as tarefas que queremos fazer.

O desafio é manter o mesmo nível de produtividade com as tarefas menos atraentes.

Normalmente sabemos o que precisamos fazer todos os dias, mas às vezes procrastinamos por conta de tarefas menos importantes e mais fáceis de se realizar.

Seria como trabalhar mas não fazer o trabalho que é realmente importante.

A pessoa que age assim pode trabalhar de forma incrivelmente eficiente e realizar as tarefas rapidamente, mas como ela está trabalhando em algo sem importância (e evitando o que é relevante) ela não conseguirá fazer, nem de perto, o que uma pessoa eficaz faz.

A melhor maneira de acabar com esse problema é evitar o perfeccionismo e simplesmente fazer.

Medo de falhar e não saber o que fazer pode nos impedir de iniciar tarefas importantes.

E é justamente por saber que são importantes que travamos para não errar.

Por isso, é importante perceber que não fazer uma tarefa é tão ruim quanto fazê-la mal, e mesmo que você acabe cometendo erros, você pode corrigi-los depois.

A melhor maneira de vencer a procrastinação ou qualquer outra forma de “empurrar as coisas com a barriga” é simplesmente fazer, começar a tarefa e aceitar que você provavelmente cometerá erros que podem ser corrigidos mais tarde.

Tenha essa consciência no seu dia a dia e observe o quanto mais você fará.

Motivação segue a ação

A sabedoria popular diz que a motivação precede a ação.

É comum dizermos coisas para nós mesmos tais como: “Vou começar essa tarefa quando me sentir motivado para fazer isso”.

A verdade é que nossos níveis de motivação sobem e descem com o tempo, por isso você só precisa aceitar que, às vezes, você terá que fazer algumas coisas mesmo quando não está se sentindo motivado.

É bem provável que você descubra que, ao iniciar uma tarefa, seu nível de motivação aumente à medida que progride nessa tarefa.

 “Dar o primeiro passo” é o principal obstáculo a se transpor.

Mas, depois que você começa, boa parte do “atrito motivacional” passa e terminar a tarefa não será tão difícil quanto você imaginou.

A procrastinação é causada pela incapacidade de iniciar tarefas.

O procrastinador “inicia” algo diferente da tarefa, para sentir que está “progredindo”.

Mas o que realmente está acontecendo é que as tarefas que precisam ser feitas ainda não foram iniciadas e nada de valor é alcançado.

Quando você estiver lutando para iniciar uma tarefa, lembre-se de que começar é quase sempre a parte mais difícil.

Uma boa estratégia começar o que tem que ser feito e “enganar o seu cérebro” prometendo a si mesmo que pode parar de trabalhar a qualquer momento.

Tente isso e você descobrirá que muitas vezes você está disposto a continuar trabalhando na tarefa.

Não espere que seja fácil

Muitas tarefas são desafiadoras mesmo depois de começar.

Às vezes, o trabalho necessário para atingir seus objetivos é fácil, mas geralmente não é.

O fato de seu trabalho ser desafiador não é necessariamente ruim.

Na verdade, se o trabalho é um desafio, geralmente é um bom sinal.

Para melhorar e progredir, você tem que fazer coisas novas, sair da sua zona de conforto e, ocasionalmente, falhar.

O problema não é que uma atividade seja desafiadora, é quando vemos isso como algo negativo.

A abordagem errada é começar com a expectativa de que a atividade que você está fazendo será fácil.

Se você tem essa mentalidade, você ficará surpreso e possivelmente desencorajado pelo quão desafiador é.

Uma forma melhor de se pensar é não apenas esperar que a tarefa seja desafiadora, mas também apreciar o desafio.

Em vez de pensar: “Eu tenho que fazer essa tarefa difícil”, diga a si mesmo: “Eu tenho uma oportunidade de melhorar e progredir”.

Reenquadrar atividades desafiadoras dessa maneira as torna mais atraentes.

E quando você acha uma atividade atraente, você tende a fazer mais. 

Você investirá mais tempo na atividade desafiadora, resultando em mais melhorias e progresso.

É um ganha-ganha.

Você fica mais feliz agora por conta de sua atitude positiva em relação aos desafios e fica mais feliz depois quando você progredir mais.

Resumindo

A produtividade é resultado da eficácia, que envolve filtrar as tarefas mais importantes e realizá-las.

A eficiência (executar tarefas rapidamente) não leva necessariamente à produtividade porque você pode gastar seu tempo nas tarefas erradas.

Mantenha sua lista de “Tarefas A Realizar” o mais curta possível e execute as tarefas mais importantes primeiro.

Tenha uma lista do “O Que Não Fazer” para evitar trabalho que não seja verdadeiramente importante.

Evite o perfeccionismo. Apenas faça e esteja disposto a cometer erros. 

Perceba que fazer um trabalho fácil e falso parece produtivo, mas na verdade não é.

Trabalhe agora e muitas vezes a motivação se seguirá. Começar é a parte mais difícil.

Veja os desafios como oportunidades para melhorar e progredir. Veja-os positivamente.